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Pretendo colocar, neste artigo, uma situação em que irei generalizar uma forma de pensamento, mas, pelo que tenho visto em consultorias e treinamentos que desenvolvo, isso acontece em muitas empresas…

Dentro das empresas muitas vezes nos deparamos com a seguinte situação colocada pela Gerência ou Diretoria: “Precisamos reduzir nossos níveis de estoque (ou inventários), portanto, vamos parar de comprar, pois o volume está alto demais…”. Nesse momento, quem faz administração do estoque tem um frio na barriga e logo pensa: “Como irei fazer isso, sendo que compramos e produzimos as principais matérias-primas e produtos acabados que tem rotatividade no limite do necessário todos os meses? As matérias-primas, por exemplo, estamos comprando e recebendo em cargas menores todos os dias (praticamente)?”

Nem sempre as matérias-primas foram compradas de acordo com o que o administrador de estoque solicitou, ou seja, somente o necessário, e também nem sempre a Produção realiza exatamente o que foi solicitado. A decisão do que comprar ”deveria” partir de quem administra os estoques, pois é quem executa esse trabalho, que sabe o que é necessário para a empresa operar, e não o departamento de Suprimentos, por ter negociado um desconto com o fornecedor e que por isso, em muitos casos, acaba comprando um lote grande que fica parado alguns meses no estoque. A Produção deveria produzir somente o que é solicitado pelo planejamento e não trabalhar de acordo com o seu lote para facilitar a preparação de máquina.

Vejam que nessas situações quem acaba pagando o “pato” é quem cuida do estoque (que pode ser um Administrador de Materiais ou quem faz o Planejamento e Controle da Produção), ele é o culpado tanto do que sobra quanto do que falta. Vejam que nas situações discutidas irá sobrar material no estoque de matéria-prima e de produto acabado.

Então, o que é administrar materiais?

É a pior atividade dentro da empresa. Porque se falta matéria-prima ou produto acabado é “CULPA” do Administrador de materiais, se “SOBRA”, é porque o Administrador de materiais é um INCOMPETENTE, não sabe administrar…

Muito bem, de acordo com esse cenário, vemos que há uma situação que precisa ser resolvida. Por um lado temos a empresa com seus níveis de inventários altos e, por outro, sejamos realistas, na maioria das empresas quem faz a Administração dos Estoques tem autonomia para tomar decisões e fazer o que precisa ser feito para fazer os estoques chegarem aos níveis desejados pela companhia. A figura do Administrador de estoque é importantíssima, pois ele está preocupado em reduzir, porque normalmente é o “pescoço” dele que está em perigo, e não só por isso, mas por ser ele a pessoa mais consciente e esclarecida de toda a cadeia produtiva interna, além de saber onde estão os principais problemas e gargalos.

O Administrador de Materiais “deveria” analisar, gerenciar, controlar e decidir o que deve e o que não deve ser colocado em estoque, buscando atender os clientes no prazo combinado e os objetivos da organização com o mínimo de estoque e alto giro, sem interferências das áreas envolvidas direta ou indiretamente com os estoques, pois ele também sabe que para aumentar as “vendas” não é necessário aumentar os estoques e, mesmo se houver a redução do estoque, a empresa poderá perder vendas.

Se o Administrador não sabe administrar os estoques, então porque sempre temos esses problemas?

• Os processos não estão definidos de forma clara e isso faz com que os envolvidos tenham dificuldade de entendimento, de comunicação e de ver as interfaces e as conexões com as responsabilidades de cada um;

• Produção produz: em lotes grandes e não comunica, não tem flexibilidade para produzir lotes menores, nem sempre conhece os seus custos;

• Suprimentos compra em grandes quantidades, muda de fornecedor, compra do fornecedor com menor preço e este, por sua vez, não tem um nível de serviço compatível com a necessidade da empresa;

• Fornecedor atrasa as entregas;

• Vendas não planeja e também não sabe o que vai vender e não passa nenhuma informação para a empresa;

• O “dono do estoque” não tem autonomia para:

• Decidir o que comprar e como comprar.
• Sobre os demais processos.

Vejam que as empresas precisam ter estoques para melhorar o atendimento aos clientes, e se proteger contra as incertezas do mercado, porém, se as empresas somente pensarem em se proteger, aumentarão os estoques. Quem sabe e tem consciência disso tudo é o Administrador de estoques, pois ele faz o acompanhamento diário de toda a gestão do processo produtivo.

Defendo a ideia de que o Administrador de materiais deveria ter mais autonomia para decidir sobre o que precisa ser feito. Fica fácil simplesmente fazer uma boa negociação sem se preocupar com quanto tempo o material irá ficar parado e não ter responsabilidade por isso; produzir com lotes mínimos e não se preocupar em ser flexível e somente vender. Cada elo: Suprimentos precisa comprar bem e negociar com fornecedores entregas em lotes menores e, antes de tomar qualquer decisão, consultar a Administração de estoques; Produção precisa ser flexível e produzir em lotes menores e buscar formas de reduzir seus set-ups; e Vendas precisa informar o que irá vender e ser responsável por essas informações. Cada elo (suprimentos, produção e vendas) tem sua parcela no estoque e cada um precisa fazer sua parte para que o resultado do todo apareça, caso contrário, os resultados não aparecerão e sempre irão procurar um “culpado”.

O desempenho da Administração de materiais depende basicamente de vendas, suprimentos, produção, recebimento, distribuição, variedade de itens e, principalmente, do grande número de “boas” informações, para gerenciar os estoques, ou seja, o sucesso depende da sinergia de todos departamentos.

Quando perguntadas “O que é Logística”, a maioria das pessoas responde que é a distribuição ou a entrega de materiais para os clientes. Sim, este é o ponto final da cadeia. Porém, esquecemos que para distribuir ou entregar, precisamos ter o material em “estoque”, e para isso é necessário produzir e que para produzir, precisamos comprar matérias-primas e componentes. Significa que a Logística engloba todo o fluxo operacional, de forma que os elos dessa cadeia interna da empresa consigam atender as necessidades dos clientes. Para isso é necessário que cada um faça sua parte, procurando atender as necessidades dos clientes  -internos e externos – sem esquecer de também atender os objetivos traçados pela direção da empresa em seu Planejamento Estratégico.

De acordo com Ronald H. Ballou, em seu livro “Logística empresarial”: “a logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço aos clientes a um custo razoável”.

Veja o fluxo abaixo:

Para que a empresa faça Logística é necessário ir além dos conceitos estabelecidos pela Direção da empresa, em conjunto com seus Gerentes e Supervisores. É preciso o que chamo de “incorporar o espírito de Logística”. Isto significa que TODOS são responsáveis por fazer esse processo acontecer. De forma bem simples e didática:

a)      Setor de Compras ou Suprimentos – precisa comprar bem, procurando negociações onde ambos ganhem com o negócio e boas parcerias. Quando a empresa ganha e o fornecedor não, o que vai acontecer no futuro é que este fornecedor não vai atender bem, pode provocar atrasos e isso pode levar a um problema muito sério, como uma parada de produção; pior ainda, se esse atraso provocar uma parada de produção em prejuízo ao cliente. Se isso ocorrer, a empresa pode até perder clientes.

b)      Setor de Manufatura ou Produção – precisa produzir para atender os clientes nos prazos solicitados, interagindo com informações de disponibilidade de produto. Se a produção vai atrasar, é necessário informar a área comercial para que previna o cliente. Quando um cliente solicita uma quantidade maior, ou muda o prazo de entrega, ou, ainda, muda a especificação do produto, é necessário conversar com o cliente e entender o que houve no processo e tomar as ações necessárias dentro da empresa. Nestes casos, tanto o negociador quanto a área de Produção precisam ter flexibilidade para entender o que ambos podem fazer para atender estas mudanças, sem causar prejuízos à empresa.

c)      Setor de Armazenagem e Distribuição (Transporte) – é necessário armazenar de forma correta, considerando desde a limpeza do armazém, até a organização dos produtos  e sua correta identificação. Por exemplo, não adianta guardar uma embalagem com um pequeno “defeito”, pois pode acontecer que no momento em que este produto for faturado, esta embalagem precise ser trocada e isso pode atrasar a entrega (isso normalmente acontece quando um produto precisa ser faturado para um cliente que está precisando do produto com “urgência”). A área de Distribuição (Transporte) precisa entregar conforme as necessidades dos clientes, mas para isso é necessário “informação” de quando o cliente vai precisar. É fundamental que o produto seja faturado no prazo, de forma que seja possível carregar e se deslocar até o cliente.

Podemos observar que o fluxo de informações ocorre a todo o momento, e que essas informações devem ser transmitidas de forma clara, porque quando a informação é ruim haverá um processamento ruim e por sua vez o resultado será ruim. Isso tudo parece simples e óbvio, mas quando colocado em prática vemos que muitos problemas acontecem porque as pessoas não estão preparadas ou porque não conhecem o conceito de Logística e o processo como um todo.

Celso Luchezzi – Consultor em Logística e Professor Universitário

Tem dúvidas sobre Logística? Quer que seja comentado aqui no Blog NEI algum tema específico de Logística? Deixe seu comentário neste post que nós vamos respondê-lo!

Atualmente, quando as empresas falam em redução de estoques, a área de Vendas fica muito preocupada, pois sempre paira a seguinte pergunta: “o que será reduzido irá comprometer meu trabalho junto com o cliente?”.  Por seu lado a área de Produção se preocupa com os materiais que irá precisar, pois precisa produzir com o melhor custo.

Ao mesmo tempo, o setor de Compras preocupa-se como irá negociar com os fornecedores. Nesse ínterim, quem controla o estoque está preocupado em reduzir, sendo este o principal responsável por organizar a logística e as  informações com a fluência necessária para atender as diretrizes da empresa. Pensemos:

1)     Para aumentar as “vendas” as empresas precisam aumentar a disponibilidade de estoque?

2)     Mais estoque é sinônimo de mais vendas?

3)     Quanto é o custo financeiro de estoque?

4)     Reduzindo estoque a empresa irá perder vendas?

5)     Quanto vale cada percentual de vendas perdidas em relação ao faturamento? Será que essa perda é prejudicial a imagem da empresa no mercado?

6)     O que a empresa está prometendo vender ela tem condição de cumprir?

7)     Meus fornecedores tem condições de me atender naquilo que irei precisar?

8)     Qual é o meu estoque ideal?

Hoje as empresas estão preocupadas em “atender o cliente”, e assim o fazem, ou seja, atendem o que o cliente quer sem analisar o custo desse atendimento; muitas vezes isso acontece devido à correria do dia a dia, e também porque essa filosofia ou forma de pensamento está enraizada. Na maioria das vezes o que se ouve é “o importante é atender o cliente”

Sabemos que:

-   Produção produz, Vendas vende, Compras compra, Financeiro analisa o fluxo de caixa e paga os fornecedores, Expedição separa e entrega os produtos, Almoxarifado armazena.

Porém quem administra o “estoque” (o patrimônio físico mensurável) da empresa, nem sempre sabe ou consegue obter informações necessárias, ou não tem autonomia para tomada de decisões como:

- Quais itens manter em estoque?

-  Como serão atendidas as necessidades de vendas?

- Quando repor e quanto comprar?

É necessário que as pessoas que trabalham dentro de uma empresa, e que estão ligadas ao estoque, seja por uma informação, uma tomada de decisão ou pela execução de algum produto, tenham a consciência de que isso um dia irá se transformar em estoque, e que  “todos são responsáveis por uma parcela do que está dentro desse estoque”,

O importante é definir o processo de como será gerado o fluxo de informações, quem irá administrar o estoque e as responsabilidades de cada um dos envolvidos.

Por esta linha de raciocínio, o responsável por administrar o estoque é quem organiza, controla e detém as informações, com isso tomando as decisões necessárias para “redução de estoques“, de forma que as vendas sejam afetadas o mínimo possível e que exista o máximo de disponibilidade de estoque, conforme as diretrizes estabelecidas “pelos próprios envolvidos”, sendo eles os principais responsáveis pelo fluxo de informações e pelo que existe dentro do estoque.

Celso Luchezzi – Consultor em Logística e Professor Universitário

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