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Pretendo colocar, neste artigo, uma situação em que irei generalizar uma forma de pensamento, mas, pelo que tenho visto em consultorias e treinamentos que desenvolvo, isso acontece em muitas empresas…

Dentro das empresas muitas vezes nos deparamos com a seguinte situação colocada pela Gerência ou Diretoria: “Precisamos reduzir nossos níveis de estoque (ou inventários), portanto, vamos parar de comprar, pois o volume está alto demais…”. Nesse momento, quem faz administração do estoque tem um frio na barriga e logo pensa: “Como irei fazer isso, sendo que compramos e produzimos as principais matérias-primas e produtos acabados que tem rotatividade no limite do necessário todos os meses? As matérias-primas, por exemplo, estamos comprando e recebendo em cargas menores todos os dias (praticamente)?”

Nem sempre as matérias-primas foram compradas de acordo com o que o administrador de estoque solicitou, ou seja, somente o necessário, e também nem sempre a Produção realiza exatamente o que foi solicitado. A decisão do que comprar ”deveria” partir de quem administra os estoques, pois é quem executa esse trabalho, que sabe o que é necessário para a empresa operar, e não o departamento de Suprimentos, por ter negociado um desconto com o fornecedor e que por isso, em muitos casos, acaba comprando um lote grande que fica parado alguns meses no estoque. A Produção deveria produzir somente o que é solicitado pelo planejamento e não trabalhar de acordo com o seu lote para facilitar a preparação de máquina.

Vejam que nessas situações quem acaba pagando o “pato” é quem cuida do estoque (que pode ser um Administrador de Materiais ou quem faz o Planejamento e Controle da Produção), ele é o culpado tanto do que sobra quanto do que falta. Vejam que nas situações discutidas irá sobrar material no estoque de matéria-prima e de produto acabado.

Então, o que é administrar materiais?

É a pior atividade dentro da empresa. Porque se falta matéria-prima ou produto acabado é “CULPA” do Administrador de materiais, se “SOBRA”, é porque o Administrador de materiais é um INCOMPETENTE, não sabe administrar…

Muito bem, de acordo com esse cenário, vemos que há uma situação que precisa ser resolvida. Por um lado temos a empresa com seus níveis de inventários altos e, por outro, sejamos realistas, na maioria das empresas quem faz a Administração dos Estoques tem autonomia para tomar decisões e fazer o que precisa ser feito para fazer os estoques chegarem aos níveis desejados pela companhia. A figura do Administrador de estoque é importantíssima, pois ele está preocupado em reduzir, porque normalmente é o “pescoço” dele que está em perigo, e não só por isso, mas por ser ele a pessoa mais consciente e esclarecida de toda a cadeia produtiva interna, além de saber onde estão os principais problemas e gargalos.

O Administrador de Materiais “deveria” analisar, gerenciar, controlar e decidir o que deve e o que não deve ser colocado em estoque, buscando atender os clientes no prazo combinado e os objetivos da organização com o mínimo de estoque e alto giro, sem interferências das áreas envolvidas direta ou indiretamente com os estoques, pois ele também sabe que para aumentar as “vendas” não é necessário aumentar os estoques e, mesmo se houver a redução do estoque, a empresa poderá perder vendas.

Se o Administrador não sabe administrar os estoques, então porque sempre temos esses problemas?

• Os processos não estão definidos de forma clara e isso faz com que os envolvidos tenham dificuldade de entendimento, de comunicação e de ver as interfaces e as conexões com as responsabilidades de cada um;

• Produção produz: em lotes grandes e não comunica, não tem flexibilidade para produzir lotes menores, nem sempre conhece os seus custos;

• Suprimentos compra em grandes quantidades, muda de fornecedor, compra do fornecedor com menor preço e este, por sua vez, não tem um nível de serviço compatível com a necessidade da empresa;

• Fornecedor atrasa as entregas;

• Vendas não planeja e também não sabe o que vai vender e não passa nenhuma informação para a empresa;

• O “dono do estoque” não tem autonomia para:

• Decidir o que comprar e como comprar.
• Sobre os demais processos.

Vejam que as empresas precisam ter estoques para melhorar o atendimento aos clientes, e se proteger contra as incertezas do mercado, porém, se as empresas somente pensarem em se proteger, aumentarão os estoques. Quem sabe e tem consciência disso tudo é o Administrador de estoques, pois ele faz o acompanhamento diário de toda a gestão do processo produtivo.

Defendo a ideia de que o Administrador de materiais deveria ter mais autonomia para decidir sobre o que precisa ser feito. Fica fácil simplesmente fazer uma boa negociação sem se preocupar com quanto tempo o material irá ficar parado e não ter responsabilidade por isso; produzir com lotes mínimos e não se preocupar em ser flexível e somente vender. Cada elo: Suprimentos precisa comprar bem e negociar com fornecedores entregas em lotes menores e, antes de tomar qualquer decisão, consultar a Administração de estoques; Produção precisa ser flexível e produzir em lotes menores e buscar formas de reduzir seus set-ups; e Vendas precisa informar o que irá vender e ser responsável por essas informações. Cada elo (suprimentos, produção e vendas) tem sua parcela no estoque e cada um precisa fazer sua parte para que o resultado do todo apareça, caso contrário, os resultados não aparecerão e sempre irão procurar um “culpado”.

O desempenho da Administração de materiais depende basicamente de vendas, suprimentos, produção, recebimento, distribuição, variedade de itens e, principalmente, do grande número de “boas” informações, para gerenciar os estoques, ou seja, o sucesso depende da sinergia de todos departamentos.

O mercado mundial vem presenciando um crescimento em sua demanda a um nível acima do esperado. O consumo está se expandindo em diversas partes do globo, inclusive em países que outrora eram considerados inexpressivos e sem previsibilidade de crescimento no mercado mundial.

Nesse contexto há uma visão de oportunidade, por parte das indústrias, e de expansão de suas operações a nível global, porém, esta visão também é do conhecimento de empresários de muitos países, tornando a competição acirrada e complexa.

Para que possamos sobreviver a esse cenário turbulento e competitivo, é necessário avaliar três variáveis, sendo a primeira a presença cada vez mais forte, em nosso mercado, de diversas empresas que fornecem produtos e serviços de vários segmentos. Essas empresas são originadas de diversas partes do globo, tornando cada mercado/oportunidade um alvo não mais regional, mas mundial. A segunda é o nível de qualidade dos produtos, tornando-os cada vez mais próximos em relação às suas características técnicas (comoditização). Independentemente do segmento social abordado ou do produto vendido, as manufaturas devem ter como características básicas a qualidade. Portanto, os produtos devem ter esse atributo como padrão para sobreviver aos consumidores cada vez mais exigentes. A terceira, e talvez mais complexa, é o nível de serviço apresentado. Esse atributo, no escopo da Logística, é a disponibilidade. O alto nível de serviço é garantia de que um produto esteja disponível no momento que o cliente irá procurá-lo. Muitas vezes o alto nível de serviço está atrelado à necessidade de manter estoques perto do consumidor. Qual o motivo de se manter estoques? O motivo está atrelado a diversas variáveis, sendo uma delas a incapacidade da cadeia suprir na hora certa que se deseja e com a velocidade pretendida. Atraso no abastecimento significa, por muitas vezes, perda de vendas. Este problema da cadeia está atrelado, em muitos casos, à necessidade de aumento do poder de barganha com o fornecedor, ou então à falta de parcerias concretas com sua cadeia de abastecimento. Outro problema é decorrente da volatilidade de demanda, quando se torna necessário determinar o exato consumo, optando-se por ter estoques para garantir o nível de serviço. Esta equação mostra-se sem sintonia, pois estoques excessivos possuem altos riscos de obsolescência, pois o ciclo de vida dos produtos, cada vez mais reduzidos, faz com que os mesmos sejam substituídos em uma velocidade cada vez maior.

A consequência disso é clara. Apesar da expansão mundial, nunca foi tão complexo vender, pois o consumidor, cada vez mais exigente, vem recebendo produtos melhores a preços mais acessíveis. Cabem aqui as perguntas:

- Como ser escolhido pelo consumidor?

- Como obter sua preferência?

- Como se destacar em um ambiente com milhares de marcas e nomes?

- Como se diferenciar em um cenário onde todos os produtos são de qualidade e os preços são cada vez mais semelhantes?

O cenário acima descrito vem se acelerando a cada dia, exigindo das empresas mais atenção em sua cadeia de suprimentos, cada vez mais essenciais para a estratégia de uma organização.

As cadeias são formadas por diversos componentes: os fornecedores, a manufatura que transforma a matéria-prima em produto acabado e, em muitos casos, o distribuidor, o atacadista e o varejista. Quanto mais complexo é o produto, mais componentes tem uma cadeia e quanto maior o número de componentes, maior a complexidade da cadeia e maiores os riscos de erros.

A gestão da cadeia de suprimentos passa a ser mais estratégica, pois é ela que irá definir o sucesso ou o fracasso de uma organização; não existe nenhuma indústria que concentre todos os processos. Esse é um processo nitidamente colaborativo e, como tal, deve ser percebido. Precisa ser percebido.

Em um contexto global com cenários mais complexos e mais variáveis para se controlar, torna-se necessária a visão holística da cadeia, pois certamente essa é única forma de sobrevivência.

Atualmente, quando as empresas falam em redução de estoques, a área de Vendas fica muito preocupada, pois sempre paira a seguinte pergunta: “o que será reduzido irá comprometer meu trabalho junto com o cliente?”.  Por seu lado a área de Produção se preocupa com os materiais que irá precisar, pois precisa produzir com o melhor custo.

Ao mesmo tempo, o setor de Compras preocupa-se como irá negociar com os fornecedores. Nesse ínterim, quem controla o estoque está preocupado em reduzir, sendo este o principal responsável por organizar a logística e as  informações com a fluência necessária para atender as diretrizes da empresa. Pensemos:

1)     Para aumentar as “vendas” as empresas precisam aumentar a disponibilidade de estoque?

2)     Mais estoque é sinônimo de mais vendas?

3)     Quanto é o custo financeiro de estoque?

4)     Reduzindo estoque a empresa irá perder vendas?

5)     Quanto vale cada percentual de vendas perdidas em relação ao faturamento? Será que essa perda é prejudicial a imagem da empresa no mercado?

6)     O que a empresa está prometendo vender ela tem condição de cumprir?

7)     Meus fornecedores tem condições de me atender naquilo que irei precisar?

8)     Qual é o meu estoque ideal?

Hoje as empresas estão preocupadas em “atender o cliente”, e assim o fazem, ou seja, atendem o que o cliente quer sem analisar o custo desse atendimento; muitas vezes isso acontece devido à correria do dia a dia, e também porque essa filosofia ou forma de pensamento está enraizada. Na maioria das vezes o que se ouve é “o importante é atender o cliente”

Sabemos que:

-   Produção produz, Vendas vende, Compras compra, Financeiro analisa o fluxo de caixa e paga os fornecedores, Expedição separa e entrega os produtos, Almoxarifado armazena.

Porém quem administra o “estoque” (o patrimônio físico mensurável) da empresa, nem sempre sabe ou consegue obter informações necessárias, ou não tem autonomia para tomada de decisões como:

- Quais itens manter em estoque?

-  Como serão atendidas as necessidades de vendas?

- Quando repor e quanto comprar?

É necessário que as pessoas que trabalham dentro de uma empresa, e que estão ligadas ao estoque, seja por uma informação, uma tomada de decisão ou pela execução de algum produto, tenham a consciência de que isso um dia irá se transformar em estoque, e que  “todos são responsáveis por uma parcela do que está dentro desse estoque”,

O importante é definir o processo de como será gerado o fluxo de informações, quem irá administrar o estoque e as responsabilidades de cada um dos envolvidos.

Por esta linha de raciocínio, o responsável por administrar o estoque é quem organiza, controla e detém as informações, com isso tomando as decisões necessárias para “redução de estoques“, de forma que as vendas sejam afetadas o mínimo possível e que exista o máximo de disponibilidade de estoque, conforme as diretrizes estabelecidas “pelos próprios envolvidos”, sendo eles os principais responsáveis pelo fluxo de informações e pelo que existe dentro do estoque.

Celso Luchezzi – Consultor em Logística e Professor Universitário

Tem dúvidas sobre estoque? Tire-as com Celso Luchezzi. Deixe seu comentário neste post do Blog NEI.

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